Algemene voorwaarden catering en zalen

Catering

1. Onderhavige algemene voorwaarden vormen het contract dat de partijen verbindt, met uitsluiting van de voorwaarden eigen aan de klant. Geen enkele afwijking aan onderhavige algemene voorwaarden zal worden toegelaten, behoudens schriftelijke toestemming van “Choux de Bruxelles”, een groep bestaande uit de vennootschappen: “Groupe Choux de Bruxelles SA”, “A Propos Catering SPRL”, “A Propos SA”, “Fresh Belgium SA”, “RGMP SPRL”, “PBA-PSK Catering SPRL”, “Good Robinson SA”, “Ostend Sea Place SA”, “Café Georgette SPRL”, “L’Arche du Gourmet SPRL”, “EP CONCEPT SPRL”. Het niet toepassen van een clausule, die in onderhavige algemene voorwaarden werd opgesteld, mag niet worden geïnterpreteerd als het afstand doen van de Choux de Bruxelles Group om deze te doen gelden.

2. De offertes van de Choux de Bruxelles Group worden vrijblijvend opgemaakt. De Choux de Bruxelles Group wordt slechts beschouwd als verbonden voor zover dat zij schriftelijk de bestelling heeft aanvaard en dat het gevraagde voorschot werd betaald. De prijzen van de offerte zullen in elk geval niet meer geldig zijn als de offerte niet werd aanvaard door de klant en door de Choux de Bruxelles Group binnen een termijn van vijftien dagen vanaf de datum die rechts beneden op het offertedocument vermeld staat.

3. Deze offerte dekt niet de kosten voor water, vloeistoffen en eventuele kosten voor voorziening en distributie van elektriciteit.

4. De offerte wordt berekend op het aantal voorziene genodigden. Elke wijziging in het aantal deelnemers brengt de facto een prijswijziging met zich mee in overeenstemming met de indeling van de vaste kosten zoals het personeel en het materiaal. De werkvoorwaarden aan een “vast” bedrag, verplichten de Choux de Bruxelles Group er in ieder geval toe haar prijzen te herzien als het veronderstelde of bestelde aantal meer dan 10% lager ligt dan wat werd doorgegeven bij het opstellen van de offerte aan een “vast bedrag”. Bij het uitvoeren van werken aan een “vast bedrag”, wordt elke vertraging of afbestelling, die niet is voorzien in de overeengekomen voorwaarden, gefactureerd aan de klant.

5. Een stijging van de prijzen van grondstoffen, van materiaal of van eventuele salarissen, die plaatsvindt tussen de bestelling en de uitvoering ervan, zal automatisch leiden tot een aanpassing van de prijzen, die enkel worden opgesteld onder dit uitdrukkelijk voorbehoud, zonder dat deze stijging 25% van het aanvaard offertebedrag mag overschrijden.

6. In het geval dat de bestelling ook dienstverleningen zou inhouden, geeft de klant uitdrukkelijke volmacht aan de Choux de Bruxelles Group om, in het kader van een aannemingsovereenkomst, de kelners en het hulppersoneel aan te werven die nodig zijn voor de uitvoering volgens de voorwaarden die in deze offerte zijn vermeldt, die de klant verklaart te kennen en te aanvaarden. De klant verbindt er zich toe om de kosten bij eerste vraag terug te betalen. De klant verklaart de Choux de Bruxelles Group vrij te stellen van elke verantwoordelijkheid in het kader van deze volmacht en haar te vrijwaren tegen elke rechtsvordering die tegen haar zou kunnen worden ingesteld door een lid van het personeel op wie beroep werd gedaan.

7. Elke wijziging die plaatsvindt na de aanvaarding van de bestelling moet schriftelijk overgemaakt worden aan de Choux de Bruxelles Group ten laatste vijftien dagen voor het begin van het evenement, waarbij de Choux de Bruxelles Group zich natuurlijk het recht voorbehoudt om haar offerte dientengevolge aan te passen.

De klant verbindt er zich in het bijzonder toe om elke vermeerdering van het aantal genodigden schriftelijk mede te delen, ten laatste vijftien dagen voor het begin van het evenement. Wanneer de klant een vermeerdering van het aantal genodigden minder dan vijftien dagen voor het begin van het evenement aankondigt, geeft hij zijn akkoord opdat de bijkomende genodigden hem worden aangerekend aan 125%.

In het geval dat het aantal aanwezige genodigden hoger zou liggen dan het aangekondigde aantal genodigden, zonder dat de Choux de Bruxelles Group hiervan op de hoogte werd gebracht volgens de hierboven beschreven voorwaarden, aanvaardt de klant dat de bijkomende genodigden hem worden aangerekend aan het overeengekomen bedrag in de bestelling, vermeerderd met 50%.

8. De klant zal er zich van verzekeren dat de toegang tot zijn ruimtes met hun elektriciteitsvoorziening en eventuele airconditioning en aansluitingen in alle opzichten conform zijn aan de kenmerken en technische normen van het gebruikte materiaal.

9. De klant verbindt er zich toe om voor het personeel van de Choux de Bruxelles Group, meerdere parkeerplaatsen op de plaats van het evenement ter beschikking te stellen.

10. De prijzen, die in de offerte vermeld staan, houden geen rekening met organisatiemoeilijkheden die zich op bepaalde plaatsen kunnen voordoen en kunnen, naargelang de omstandigheden, herzien worden.

11. De klant verbindt er zich eveneens aan toe om alle nodige voorzorgsmaatregelen te nemen om zijn ruimtes naar behoren te beschermen tegen alle types schade die gelinkt kunnen worden aan het georganiseerde evenement. De klant is bovendien bewust van het feit dat de organisatie van de gewenste evenementen wellicht onaangenaamheden of schade aan zijn goederen teweeg zou kunnen brengen. De klant aanvaardt dus, door het afsluiten van een overeenkomst met de Choux de Bruxelles Group, om de verantwoordelijkheid van deze laatste niet in te zetten voor welke reden dan ook, wanneer de schade lager ligt dan 2.500 €.

12. Een afbestelling door de klant moet verplicht gebeuren via een aangetekende zending. Bij afbestelling door de klant meer dan vijftien dagen voor het evenement (de datum van de zending geldt als bewijs), verbindt de klant er zich toe om de Choux de Bruxelles Group te vergoeden met een vastgelegd bedrag van 25% van de overeengekomen deal, naast de terugbetaling aan de Choux de Bruxelles Group van alle opgelopen kosten tot op de dag van de afbestelling.

Bij afbestelling door de klant minder dan vijftien dagen voor het evenement, verbindt de klant er zich toe om de Choux de Bruxelles Group te vergoeden met een vastgelegd bedrag van 50% van de overeengekomen deal, naast de terugbetaling aan de Choux de Bruxelles Group van alle opgelopen kosten tot op de dag van de afbestelling.

13. Alle facturen zijn contant betaalbaar. De reservatie van uw bestelling zal pas effectief zijn na de overschrijving van een voorschot van 50% naar onze bankinstelling. Elke onbetaalde som op de vervaldatum zal leiden tot een betaling van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling van een verwijlinterest van 1% per maand en van een vaste en niet-reduceerbare vergoeding van 15% met een minimum van 125 euro bij wijze van schadevergoeding.

14. De eventuele huur van materiaal wordt onder enige en volledige verantwoordelijkheid van de klant gedaan, die verplicht wordt om elk verlies of schade te vergoeden, van welke aard ook, die aan het materiaal kan overkomen, zelfs toevallig. Zo wordt, met name, elke schade die wordt aangebracht aan de tafellinnen (brandplekken, vlekken…) of aan het materiaal, aan de klant gefactureerd.

15. De partijen komen uitdrukkelijk overeen dat een factuur, die niet op een rechtsgeldige manier werd betwist binnen de acht dagen na de factuurdatum, met een aangetekend schrijven, als aanvaard zal worden beschouwd.

16. In het geval dat een bezwaar gegrond zou zijn, zal de verantwoordelijkheid van de Choux de Bruxelles Group de waarde van de geleverde goederen niet mogen overschrijden. De Choux de Bruxelles Group wijst in ieder geval elke verantwoordelijkheid af in hoofde van vertraging of gebreken van de levering in het geval van toegangsmoeilijkheden tot de ruimten van de klant of onvoldoende voorbereiding van zijn ruimten, en meer in het algemeen, in het geval van overmacht of gebeurtenissen die aan zijn controle zijn ontsnapt.

In geval van schade waarvoor de verantwoordelijkheid toe te schrijven zou zijn aan de Choux de Bruxelles Group, aanvaardt de klant om geen schadevergoeding te vragen die hoger ligt dan 1. 000 000 euro in geval van opeenvolgende lichamelijke, stoffelijke en onstoffelijke schade en dan 250 000 euro in geval van niet-opeenvolgende onstoffelijke schade, zijnde het maximale tussenkomstbedrag van de verzekering Burgerrechtelijke Aansprakelijkheid Uitbating, aangegaan door de Choux de Bruxelles Group. De klant verbindt er zich toe om alle nodige verzekeringen aan te gaan voor het soort evenement dat hij organiseert, in het bijzonder voor het materiaal die hem wordt toevertrouwd.

17. De eventuele nietigheid van een clausule van onderhavige algemene voorwaarden, verandert de geldigheid van de andere bepalingen niet.

18. Onderhavige overeenkomst is onderworpen aan de Belgische Wetgeving en elke betwisting aangaande zal uitsluitend behoren tot de bevoegdheid van de Rechtbanken van het arrondissement Brussel.

Algemene voorwaarden voor ter beschikkingstelling van evenementenruimtes

Inleidende opmerking
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elke ter beschikkingstelling van zalen door een lid-entiteit zoals hierna genoemd van “Choux de Bruxelles”, een groep bestaande uit de vennootschappen: “Groupe Choux de Bruxelles SA”, “A Propos Catering SPRL”, “A Propos SA”, “Fresh Belgium SA”, “RGMP SPRL”, “PBA-PSK Catering SPRL”, “Good Robinson SA”, “Ostend Sea Place SA”, “Café Georgette SPRL”, “L’Arche du Gourmet SPRL”, “EP CONCEPT SPRL” voor zover hiervan niet wordt afgeweken op grond van bijzondere contractuele bepalingen (hierna” het Contract”), overeengekomen tussen “Choux de Bruxelles” en de “Klant”. De “Klant” kan derhalve geen beroep doen op toepassing van zijn eigen algemene of bijzondere voorwaarden, zelfs indien hierin wordt voorzien dat deze uitsluitend van toepassing zijn.

Offertes en Opties
De vermelde offertes en opties zijn maximaal geldig gedurende een periode van 15 kalenderdagen. Als een derde de genoemde datum gedurende deze geldigheidstermijn bevestigt, wordt een termijn 24 uur verleend aan de klant in eerste optie om zijn datum te bevestigen. Na het verstrijken van deze termijn en zonder schriftelijke bevestiging van de Klant, behoudt Choux de Bruxelles zich het recht voor de opties automatische te annuleren.

De vermelde opties moeten binnen twee weken worden bevestigd door het document ondertekend voor akkoord per faxt terug te sturen naar 02 359 92 45 ter attentie van de commerciële dienst van Choux de Bruxelles.

Aanbetaling
Na ontvangst van bevestigingen wordt een aanbetaling van 100% van de geschatte totale kosten aan de klant in rekening gebracht voor de ter beschikkingstelling van evenementenruimte. De ontvangst van deze aanbetaling dient als reserveringsgarantie voor de zaal en de traiteur.

Eindafrekening
Na het evenement wordt een eindafrekening opgesteld door “Choux de Bruxelles”, een groep bestaande uit de vennootschappen: “Groupe Choux de Bruxelles SA”, “A Propos Catering SPRL”, “A Propos SA”, “Fresh Belgium SA”, “RGMP SPRL”, “PBA-PSK Catering SPRL”, “Good Robinson SA”, “Ostend Sea Place SA”, “Café Georgette SPRL”, “L’Arche du Gourmet SPRL”, “EP CONCEPT SPRL”: huur, eventuele kosten, catering…

Saldo
Het saldo van de offerte moet uiterlijk een week voor het evenement worden betaald. De gehuurde locatie wordt echter pas ter beschikking gesteld op voorwaarde van betaling van alle openstaande facturen aan de vennootschappen van “Choux de Bruxelles”, een groep bestaande uit de vennootschappen “Groupe Choux de Bruxelles SA”, “A Propos Catering SPRL”, “A Propos SA”, “Fresh Belgium SA”, “RGMP SPRL”, “PBA-PSK Catering SPRL”, “Good Robinson SA”, “Ostend Sea Place SA”, “Café Georgette SPRL”, “L’Arche du Gourmet SPRL”, , “EP CONCEPT SPRL”.

Betalingstermijn
Al onze facturen zijn contant, netto en zonder korting in euro betaalbaar op de rekening die vermeld is op de huurofferte. Elke factuur die geheel of gedeeltelijk onbetaald leidt van rechtswege en zonder ingebrekestelling tot een moratoire interest van 1% per maand op het onbetaalde bedrag. Bovendien wordt de factuur in geval van niet-betaling, vermeerderd met 15% met een minimum van € 125 op grond van forfaitaire en onherroepelijke schadevergoeding.

Uitstel door de Klant (elke wijziging moet schriftelijk plaatsvinden)
Het uitstellen van ter beschikkingstelling van een zaal naar een latere datum is toegestaan voor zover de ruimtes beschikbaar zijn, en alleen als de nieuwe datum binnen zes maanden na de oorspronkelijk voorziene datum van het evenement ligt en als het commerciële team van Choux de Bruxelles binnen de resterende termijn en voorafgaand aan de vermelde bevestigde datum een nieuwe klant vindt.

Annulering door de Klant (elke wijziging moet schriftelijk plaatsvinden)
In geval van (volledige of gedeeltelijke) annulering van het Contract door de Klant en niettegenstaande het feit dat de oorzaak van deze annulering zich buiten controle of macht van de Klant bevindt, of voortvloeit uit overmacht, wordt het forfaitaire bedrag van de annuleringskosten berekend op basis van de datum van ontvangst van de annuleringse-mail of –brief vóór de datum van het evenement, in een percentage (%) van het totale bedrag van het contract of de gedeeltelijke annulering: meer dan 141 dagen (25% van het bedrag), 140-91 dagen (50% van het bedrag), 90-31 dagen (75% van het bedrag), 30-0 dagen (100% van het bedrag).

In alle gevallen blijven alle bedragen die al zijn overgemaakt of opeisbaar zijn op de datum van annulering eigendom van Choux de Bruxelles en de resterende bedragen zijn betaalbaar aan Choux de Bruxelles binnen 10 dagen na opzegging, en dit onder voorbehoud van het recht van Choux de Bruxelles om aanvullende schadevergoeding te vorderen. Alle verplichtingen, kosten en uitgaven van Choux de Bruxelles namens de Klant komen te allen tijde ten laste van de Klant.

Opzegging door Choux de Bruxelles
Choux de Bruxelles kan het Contract onmiddellijk en van rechtswege opzeggen op elk moment en zonder voorafgaande kennisgeving of gerechtelijke tussenkomst in het geval dat de contractant de bepalingen van deze algemene voorwaarden niet naleeft of in geval van grove nalatigheid van de Klant. Hiervan worden hier enkele voorbeelden gegeven zonder dat deze opsomming als uitputtend moet worden beschouwd: eenzijdige wijziging door de Klant van het onderwerp van het evenement, van het programma of de intervenanten, de niet-uitvoering van betalingen door de Klant binnen de daarvoor geldende termijnen, niet-naleving door de Klant van de regels inzake veiligheid, geluidsinstallaties of administratieve verplichtingen, faillietverklaring van de Klant of een soortgelijke situatie, het bestaan van concrete aanwijzingen betreffende risico’s op gebreken in veiligheid of verstoring van de openbare orde, etc.

In geval van opzegging van het Contract vanwege grove fout van de Klant, blijft de Klant verplicht tot betaling van de totale prijs van het Contract. In alle gevallen blijven alle bedragen die al zijn overgemaakt of opeisbaar zijn op de datum van annulering eigendom van Choux de Bruxelles en de resterende bedragen zijn betaalbaar aan Choux de Bruxelles binnen 10 dagen na opzegging, en dit onder voorbehoud van het recht van Choux de Bruxelles om aanvullende schadevergoeding te vorderen. Alle verplichtingen, kosten en uitgaven van Choux de Bruxelles namens de Klant komen te allen tijde ten laste van de Klant.

Aansprakelijkheid en verzekeringen
Choux de Bruxelles is op geen enkele manier aansprakelijk voor de directe gevolgen van onopzettelijke gebeurtenissen of overmacht die de uitvoering van het contract verhinderen of verstoren.

De Klant is aansprakelijk voor alle schade die is aangericht in de gebruikte ruimtes evenals aan het gebouw en de inventaris; tevens is hij aansprakelijk voor schade aan derden door zijn personeel, leveranciers, onderaannemers en elke andere persoon aan wie de Klant toegang tot het gebouwd verleend; ten slotte is de Klant aansprakelijk voor alle schade veroorzaakt aan voertuigen, infrastructuur en personen die veroorzaakt is in de omgeving van de evenementenzaal op of rond de parkeerplaats die ter beschikking is gesteld.

De Klant verplicht zich tot het afsluiten van de volgende verzekeringen. Schade die veroorzaakt kan worden aan gebouwen, installaties en materiaal dat aan de klant ter beschikking is gesteld. Voor alle schade, degradatie en vernielingen moet de Klant een verzekering van het type “WA evenementenorganisatie” afsluiten. Schade die aan derden veroorzaakt kan worden. Choux de Bruxelles heeft een verzekering afgesloten die haar eigen wettelijke aansprakelijkheid dekt, voor alle lichamelijke of materiële schade die door haar werknemers veroorzaakt kan worden aan derden. Het is aan de Klant om in zijn naam en namens zijn werknemers een verzekering af te sluiten die hun wettelijke aansprakelijkheid dekt voor alle lichamelijke en materiële schade die zij eventueel aan derden toe kunnen brengen, inclusief de deelnemers aan hun evenement. Schade aan materiaal en instrumenten die eigendom zijn van de Klant. Choux de Bruxelles is in geen geval aansprakelijk voor het toezicht op, schade aan of verlies van materiaal en/instrumenten die door de klant zijn gehuurd of eigendom zijn van de Klant.

Choux de Bruxelles ontvangt op eenvoudig verzoek een kopie van de verzekeringsattesten. Indien de Klant dit nalaat, kan Choux de Bruxelles deze overeenkomst opzeggen zoals voorzien in het artikel “Opzegging door Choux de Bruxelles” van deze algemene voorwaarden.

Catering
De catering wordt exclusief voorzien door “Choux de Bruxelles catering” of haar aangewezen partners. De klant neemt contact op met de commerciële dienst via 02 359 92 40 om de datum in de planning te reserveren. Het exacte aantal personen worden schriftelijk/per e-mail uiterlijk een week voor het evenement gecommuniceerd.

Geluidsinstallatie
De Klant verplicht zich ertoe zijn geluidsinstallatie zodanig te organiseren dat omwonenden hiervan geen hinder ondervinden. In alle gevallen mag het maximale geluidsniveau voor via versterkers verspreidde muziek in de Ruimtes niet hoger zijn van 90 dB gemeten op ongeacht welk plaats in het gebouw waar zich over het algemeen personen kunnen bevinden, conform de bepalingen van het Koninklijk Besluit van 24 februari 1977 houdende vaststelling van geluidsnormen voor muziek in openbare en private inrichtingen.

De Klant verplicht zich tot het naleven van deze bepaling of elke andere toekomstige strengere wet- of regelgevende bepaling. Indien hij dit niet doet, behoudt Choux de Bruxelles zich het recht voor alle noodzakelijke maatregelen te treffen tijdens het evenement (met inbegrip van vermindering van het geluidsniveau, onmiddellijke stopzetting van het evenement) en behoudt zich het recht voor schadevergoeding te vorderen voor de geleden schade.

Bovendien is de Klant verplicht tot naleving van de toepasselijke wetgeving voor zijn werknemers, en meer in het bijzonder het Koninklijk Besluit van 16 januari 2006 betreffende de bescherming van de gezondheid en de veiligheid van de werknemers tegen de risico’s van lawaai op het werk.
De Klant verplicht zicht eveneens tot betaling van de contributies, belastingen etc. op grond van intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot alle audiovisuele supports die verspreid worden gedurende de looptijd van het Contract.

Overmacht
Choux de Bruxelles is gevrijwaard van al haar verplichtingen jegens de Klant en heeft geen schadevergoedingsverplichting in geval van overmacht zoals brand, natuurrampen, handelingen of reglementen van overheidsautoriteiten of beslissingen van rechtbanken, stakingen, lock-out of andere vormen van sociale onrust, het ontbreken van elektrische stroom of andere essentiële voorzieningen, defecten in technische middelen of elke andere soortgelijke oorzaak die redelijkerwijs aan de controle van Choux de Bruxelles ontsnapt. De Klant kan op geen enkele grond aanspraak maken op enige schadevergoeding. De partijen verplichten zich tot het vinden van een minnelijke oplossing ten behoeve van het zo optimaal mogelijk uitvoeren van dit contract.

Inhoud van de voorwaarden
Veranderingen in de voorwaarden vinden alleen schriftelijk en met instemming van beide partijen plaats.

Betwisting en geschil
Betwistingen zijn niet-ontvankelijk tenzij deze binnen 8 dagen na verzending van de factuur per aangetekende brief aan ons worden verstuurd. Geschillen betreffende de interpretatie of uitvoering van deze algemene voorwaarden voor terbeschikkingstelling van evenementen ruimtes worden beslecht volgens Belgisch recht en voorgelegd aan bevoegde Arrondissementsrechtbanken van Brussel.